Obstakels in je werk - deel 2: grip op informatie

 

In mijn vorige blog heb ik verteld over de obstakels die ondernemers en werknemers ervaren tijdens hun werk. Uit de gesprekken die ik voer, blijkt dat er twee obstakels zijn die veel werkenden herkennen: een keuze maken uit alle activiteiten die zich aandienen en het stroomlijnen van alle informatie die op je afkomt.


In mijn vorige blog heb ik je meegenomen in het maken van keuzes tussen alle activiteiten die zich aandienen. Vandaag neem ik je mee in het tweede obstakel: het stroomlijnen van informatie.

 

Het stroomlijnen van informatie
Er komt dagelijks heel wat informatie op je af. Je ontvangt e-mail, je wordt gebeld, er zijn berichten op de social media en er wordt van alles met je gedeeld tijdens gesprekken met collega’s, met klanten en ga zo maar door. Soms kun je overweldigd worden door al deze informatie. Je hebt het gevoel dat je overal iets mee moet doen of moet bewaren. Maar hoe dan, wanneer en waar?


Ik wil je graag helpen om op een andere manier met informatie om te gaan. Om te beginnen: niet alle informatie die je ontvangt, is belangrijk of moet worden bewaard. Dat is niet te doen en is ook helemaal niet nodig. Je bent geen bibliotheek of Wikipedia zelf.

 

De eerste stap
De eerste stap naar het stroomlijnen van informatie is de vraag: is het ‘need to know’ of ‘nice to know’? Met andere woorden: moet je het weten of is het alleen maar leuk om te weten. Informatie die leuk is om te weten, valt niet in de categorie die moet worden bewaard. Het is leuk voor nu, maar je hoeft er verder niets mee.


Op deze manier heb je al een heel belangrijke selectie gemaakt. Dit kun je doen bij de informatie die mondeling tot je komt, maar ook voor de e-mails die je ontvangt en voor de post die je krijgt. Maak het als een soort tweede natuur om op deze manier naar de berg van informatie te kijken. De ‘nice to know-informatie’ gooi je meteen weg. Ook bij twijfel doe je dat. Als het belangrijk is, dan dient het zich echt nog wel een keer weer aan.

 

Het vervolg
Dan het vervolg van het stroomlijnen van informatie. De informatie die nu nog over is, is de belangrijke informatie, de ‘need-to-know-informatie’. Voor deze informatie is het belangrijk dat je inzichtelijk maakt wat je ermee wilt doen: lezen, op reageren, uitwerken of archiveren. Als het iets is dat je alleen moet bewaren, sla het dan meteen op in je digitale archief. Als het iets is dat je nog moet behandelen, dan heb je eigenlijk twee keuzes: als je het binnen twee minuten kunt afhandelen, doe het dan meteen. Als het langer duurt dan twee minuten reserveer dan meteen tijd in je agenda wanneer je ermee aan de slag gaat.


Op deze manier heb je grip op alles wat er op je afkomt, heb je zicht op de belangrijke zaken en heb je tijd beschikbaar gemaakt om ermee aan de slag te gaan. 

 

Hoe stroomlijn jij jouw informatie? 

 

Hartelijke groet,

Mieke

 


 

Please reload

Wil je mijn artikelen en tips meteen in je mailbox ontvangen? Meld je dan hieronder gratis aan.

 

 

 

Ik ga uiteraard vertrouwelijk met je gegevens om.

Koptekst 1

Mieke Bos

Adviseur - trainer - coach


06 41 75 78 38

contact@mieke-bos.nl


Correspondentieadres:
Jan van Arkelstraat 5

8325 EC Vollenhove

Copyright © 2019 Mieke Bos  | Privacystatement  | Algemene voorwaarden

  • 266px-Instagram_logo_2016.svg
  • Twitter Classic
  • LinkedIn Social Icon