Obstakels in je werk - deel 1: de kracht van structuur


In mijn gesprekken met ondernemers en werknemers gaat het vaak over obstakels die ze tegenkomen in hun werk. In deze gesprekken zit een rode draad. Er worden twee dingen genoemd die als enorme obstakels worden ervaren. Omdat ik ze zo vaak heb gehoord en jij ze wellicht ook herkent, wil ik ze graag met je delen en je erbij helpen. De twee grootste obstakels die worden genoemd, zijn in de eerste plaats het maken van keuzes tussen alle activiteiten die zich aandienen en in de tweede plaats het stroomlijnen van alle informatie die op je afkomt. Over beide onderdelen is veel te vertellen. Ik ga ze daarom apart behandelen. In dit blog gaat het over alle activiteiten die je hebt en hoe je het best kunt bepalen met welke activiteit je aan de slag gaat. In mijn volgende blog neem ik je mee in het stroomlijnen van alle informatie die op je afkomt. Keuzes maken tussen alle activiteiten Veel werknemers en ondernemers voelen zich overweldigd door de hoeveelheid aan activiteiten en taken die ze te doen hebben. Omdat het zoveel is en alles belangrijk lijkt, is het vaak moeilijk om te bepalen wat je eerst gaat doen. Ook zijn veel mensen bang dat ze dingen vergeten en daarom gaan ze het maar meteen doen op het moment dat het in hen opkomt. Stel je voor dat je het weer vergeet. In plaats van het maken van een keuze en met focus aan de slag te gaan, switchen ze continu van de ene naar de andere activiteit. Als ze bezig zijn met hun marketing bedenken ze ineens dat er ook nog een e-mail was die moet worden beantwoord en al tijdens het beantwoorden hiervan bedenken ze dat er ook nog facturen moeten worden betaald. En nog voordat de administratie is afgerond, zijn ze al weer met iets anders bezig. Het resultaat hiervan is dat er veel onafgemaakte taken zijn. Dit brengt veel onrust met zich mee en kan je het gevoel geven dat je de controle kwijtraakt en dat je niets echt goed doet. Hoe kan het anders? Om hier op een andere manier mee om te kunnen gaan, is het belangrijk om structuur aan te brengen. Dat klink misschien heel saai, maar het is de enige manier om de controle terug te krijgen en focus te creëren. Ik neem je in vier stappen mee in het aanbrengen van deze structuur. Stap 1 - Krijg inzicht in jouw manier van werken Houd een week lang elke dag bij wat je doet en hoeveel tijd je aan een activiteit besteedt. Hoe vaak word je afgeleid en waardoor? Stap 2 - Maak alle activiteiten en taken inzichtelijk Benoem alle activiteiten die je doet. Zoals het werken voor klanten, vergaderingen, afspraken, administratie, netwerken, marketing, etc. en vergeet daarbij ook je eigen ontwikkeling of die je van je bedrijf niet. Geef hierbij aan wat het doel van deze activiteit is en hoeveel tijd je eraan wilt/moet besteden. Stap 3 - Maak een planning Reserveer in je agenda voor elke activiteit die je benoemd hebt, de tijd die je hiervoor bij stap 2 hebt aangegeven. Plan zoveel mogelijk activiteiten op een vast moment in de week. Bijvoorbeeld elke dinsdagmorgen voor netwerken, elke vrijdagmiddag van 15.00 tot 17.00 uur voor je administratie. Je creëert hiermee rust omdat je weet wat je wanneer moet doen. Stap 4 - Noteer alle nieuwe taken die gedurende de dag op je afkomen Gedurende de dag zullen er verschillende taken op je afkomen of je te binnen schieten. Schrijf deze op en neem aan het eind van de dag het lijstje door. Zet de verschillende taken alvast in je agenda bij het blok dat je hiervoor hebt gereserveerd. Op het moment dat de activiteit gepland staat in je agenda weet je welke activiteiten je moet doen. Je kunt dan geconcentreerd en met focus je taken afhandelen. Door deze vier stappen te volgen, krijg je inzicht en breng je structuur aan. Hiermee creëer je rust en focus.

Hartelijke groet,

Mieke


Mieke Bos

Adviseur - trainer - coach


06 41 75 78 38

contact@mieke-bos.nl

 

Kantooradres:

Bhome@work

Kamer B@22

Zomerdijk 9E

7942 JR  Meppel

Copyright © 2019 Mieke Bos  | Privacystatement  | Algemene voorwaarden

  • 266px-Instagram_logo_2016.svg
  • Twitter Classic
  • LinkedIn Social Icon

Correspondentieadres:
Jan van Arkelstraat 5

8325 EC Vollenhove